超一半工作时间都在开会这个问题急需解决

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超一半工作时间都在开会这个问题急需解决

2022年5月20日 企业邮局 0

近来很多员工都感到精疲力竭,其中一个原因就是会议。新冠疫情之前白领们就被会议困住,现在这么多人在远程工作,情况就更糟了。

初创公司Reclaim.ai的一份报告显示,美国职场人士在今年10月每周开会达21.5小时,超过了每周标准工作时间40小时的一半。相比之下,2020年2月每周开会14.2小时。Reclaim.ai推出了一款日历插件,帮助人们安排日程。(Protocol也报道了这项研究。)

会议同时导致工作时间延长,根据Reclaim的数据,虽然通勤的人越来越少,但工作时间从7.5小时增加到了8.9小时。报告发现,这些会议主要通过Zoom、微软(Microsoft)的Teams或谷歌(Google)的Meet远程进行。

“工作时间延长了,不是因为人们的生活更随性了,情况并非如此。”Reclaim的联合创始人亨利·夏皮罗说,“几乎所有的增长都是由于会议的增加。”

34岁的扎克·帕德斯称,今年早些时候他从一家咨询公司离职了,部分原因是过于紧张的会议文化。他说:“新冠疫情带来了麻烦,我喜欢在家工作,居家和办公室混合也可以,但我觉得人们都疯了。”

一天中他的大部分时间都在开会,通过Zoom进行,很多会议都是在最后一刻才加进他的日程里。他说:“如果六点半起床,发现日程表上有20个会议,就实在很难坚持下去。”从早上9点到下午3点,帕德斯一直在开会,他说自己已经“晕头转向”。

“会议占了太多的时间,无法完成重要的工作。”现任Nations Lending公司营销副总裁的帕德斯表示。

你可以将会议增加的部分原因归咎于所谓的一对一会议,即两个人之间的交谈(比如你和你的老板)。Reclaim发现,职场人士平均每周约有6次一对一会议。根据报告,超过85%的一对一会议都是远程进行的。

我记得从前我坐在编辑对面,如果有问题我就会提出来,直接交流。有时我会敲开主管办公室的门,走进去交谈。Reclaim把这叫作“有机”会议。

如今,这个过程变得更加复杂。一对一会议和团队会议把日程表塞得满满当当,还有分组会议和跨团队会议。此外也有公司在Zoom、Teams或Meet上组织的新社交聚会,可能很有趣,但也很像又一场会议。

Reclaim报告分析汇总了15000名匿名用户的数据,并对收到的文本和数据进行了分析,比如有多少人参加了会议,参与者是否共享一个域名(即是否参加了同一个内部会议)。

会议超负荷这件事情里最大的痛点在于:我们需要开会。我和一些经理谈过,他们甚至承认自己喜欢开会。

“我利用会议收集问题、解决问题或做出决定。”希拉里·弗雷说。现在她在《赫芬顿邮报》(HuffPost)管理着140多名员工,包括我。

《纽约时报》(New York Times)的编辑部主任法拉·米勒认为,合作非常重要。她认为最好的会议是这样的:你和同事有共同的目标,聚在一起解决问题。会议也是一种有效的沟通方式,不必通过没完没了的闲聊或电子邮件逐个传递信息。

还有这一点,米勒发信息告诉我:“我是一个外向的人,喜欢和人们约好时间交流。”

好吧,那应该怎么办呢?Reclaim建议在工作场所设立“合作时间”,鼓励员工在一个固定的时段安排会议,这样就不会占用一整天时间。经理们也可以设立“会见时间”,留出时段进行交流。

你还能够在日程表上划出深度工作

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